Как выдать персонифицированные сведения при увольнении сотрудника

Состав персонифицированных сведений

Состав персонифицированных сведений при увольнении регламентирован пп. 2 и 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Это такие данные, как:

• Ф. И. О.;
• СНИЛС;
• периоды трудовой деятельности;
• место работы;
• общая сумма дополнительных страховых взносов;
• величина заработка, на который начислялись страхвзносы;
• другие сведения, необходимые для правильного начисления пенсии.

До 2023 года в день увольнения сотрудник получал на руки следующие документы:

• трудовая книжка с последней записью об увольнении;
• выписка по форме СТД-Р;
• справка 182-н, необходимая для начисления больничных на новом месте трудоустройства;
• выписка из отчета СЗВ-М по увольняющемуся работнику за месяц, в котором произошло прекращение трудовых отношений;
• форма СЗВ-СТАЖ по данному сотруднику;
• раздел № 3 отчета РСВ, заполненный по увольняемому работнику с начала отчетного периода (с начала квартала и до момента увольнения);
• расчетный лист.

Но с начала 2023 года формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ стали недействительными. Состав документов, выдаваемых сотруднику в день увольнения, изменился.

Риски за невыдачу или несвоевременную выдачу документов работнику при увольнении, рассмотрели эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Согласно разъяснительному письму СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754, работодатель обязан выдать сотруднику в день увольнения заверенные копии следующих отчетов:

• выписка из РСВ;
• выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»;
• выписка из отчета ЕФС-1 (в частности, данные о трудовом стаже).

Минтруд же в своем письме от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661 не называет выписку из ЕФС-1 среди обязательных документов, которые должны быть предоставлены сотруднику в день увольнения. Единое мнение ведомств на начало 2023 года пока не сформулировано.

Как же предоставить персонифицированные сведения при увольнении? Вопросы вызывает именно выписка из нового отчета – «Персонифицированные сведения о физических лицах».

Персонифицированные сведения о физических лицах

Это новый отчет по форме КНД 1151162, который введен с 1 января 2023 года.

Документ состоит из двух частей:

• Титульный лист. Содержит сведения об организации и самом отчете (период составления, номер корректировки и т. д.), а также контактную информацию.
• Основная часть. Здесь в виде отдельных блоков по каждому сотруднику представлены персонифицированные сведения: Ф. И. О., СНИЛС, ИНН, величина начислений.

В отчет включаются все сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры или договоры ГПХ.

Перссведения сдаются на проверку в ФНС ежемесячно до 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Если в компании трудится 11 человек и более, вариант сдачи отчета только один – в электронном виде. В случае же когда численность штата составляет 10 человек и менее, работодатель сам выбирает формат сдачи документа: бумажный либо электронный.

Образец заполнения нового отчета позволит лучше понять его содержание и структуру.

Скачать образец

Выписка из перссведений

При увольнении сотруднику вручают выписку из перссведений, в которой предоставляются данные только по увольняющемуся. При этом документ заполняется информацией, которую работодатель готовит для сдачи в месяце увольнения работника. Такое разъяснение содержится в письме ГУ — ОПФР по г. Москве и МО от 03.04.2018 № В-4510-08/7361. То есть, если сотрудник увольняется в июне, ему выдается выписка из персонифицированных сведений за май, а не за неполный июнь.

Итак, персонифицированные сведения при увольнении включают в себя информацию только по одному сотруднику, трудовые отношения с которым прекращаются. Как же оформить этот документ? Здесь возможно несколько вариантов.

Выписка из перссведений может выглядеть следующим образом:

Скачать образец

Это блок информации по увольняющемуся, заверенный подписями директора, а также начальника отдела кадров, главного бухгалтера либо другого лица, оформляющего увольнение.

Другой вариант – заполнить отчет «Персонифицированные сведения» только по одному человеку. То есть титульный лист оформить, как обычно, а в основной части указать данные исключительно по увольняющемуся.

Скачать образец

Итоги

Таким образом, в день прекращения трудовых отношений с работодателем сотрудник должен получить на руки выписку из отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах». Персонифицированные сведения при увольнении в 2023 году содержат данные лишь по увольняющемуся работнику.

Узнайте больше о законодательстве России, важном для бизнеса, на нашем телеграм-канале.