Выписка из персонифицированных сведений о застрахованных физлицах

Обязательно ли делать выписку из персонифицированных сведений о физлицах при увольнении работника в 2023 году

Согласно п. 12 ст. 11 закона «Об индивидуальном персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее – закона 27-ФЗ), ст. 84.1, 136 ТК РФ и письму СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754, в день увольнения работника работодатель обязан передать увольняемому лицу трудовую книжку (справку СТД-Р), расчетный листок, оригиналы сданных в отдел кадров личных документов работника и выписки в виде заверенных ксерокопий сведений, представленных в соответствии с п. 2, 8 ст. 11 закона 27-ФЗ, а именно заверенные копии:

1. Отчета о персонифицированных сведениях ФЛ (форма по КНД 1151162), утвержденного приказом ФНС России «Об утверждении» от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ (далее – приказом ЕД-7-11/878@) и оформленном за предыдущий месяц (п. 7 ст. 431 НК РФ) – можно взять и из 1С ЗУП 8 Ред. 3 (начиная с версий 3.1.23.357 и 3.1.24.212).
2. Титульного листа формы РСВ + разд. 3 формы РСВ, утвержденной приказом ЕД-7-11/878@.
3. Титульного листа формы ЕФС-1 + подразд. 1.2 подразд. 1 разд. 1 формы ЕФС-1, установленной постановлением ПФР «Об утверждении» от 31.10.2022 № 245п, заполненного по отдельным категориям работников – впервые сдается за 2023 год до 25.01.2024. При увольнении в 2023 году работнику нужно предоставить заверенную копию сданного до 1 марта 2023 года отчета СЗВ-СТАЖ.
4. Титульного листа формы ЕФС-1 + подразд. 1.3 подразд. 1 разд. 1 формы ЕФС-1 – в данном случае работодатель предоставляет заверенную копию (выписку) из этого подраздела персонифицированных сведений по сотруднику (работнику), увольняемому из государственных, муниципальных учреждений.

Риски за невыдачу или несвоевременную выдачу документов работнику при увольнении, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Выписка в виде заверенной копии титульного листа + подразд. 1.2 подразд. 1 разд. 1 формы ЕФС-1 предоставляется только при увольнении лица (работника), которое (п. 1.6 Порядка заполнения формы ЕФС-1):

• выполняло работу (осуществляло деятельность), дающую право на досрочное оформление пенсии на основании ст. 30, 31, пп. 6 и 7 ч. 1 ст. 32 закона «О страховых пенсиях» от 28.12.2013 № 400-ФЗ (далее – закона 400-ФЗ);
• работало в с/х – если при исчислении трудового стажа данных лиц применяется список работ, по которым законом установлен повышенный размер фиксированной выплаты к страховой пенсии в соответствии с ч. 14 ст. 17 закона 400-ФЗ;
• является чернобыльцем в соответствии с законом «О социальной защите» от 15.05.1991 № 1244-1-ФЗ;
• замещало госдолжности РФ, субъектов РФ, муниципальные должности, должности гражданской госслужбы РФ, муниципальной службы;
• работало на водном транспорте;
• работало в компаниях сезонных отраслей промышленности (полный сезон);
• работало вахтой;
• получало пособия по безработице;
• принимало участие в общественных работах, подлежащих оплате;
• переехало (переселено) по направлению Биржи труда в другой город (регион) РФ для трудоустройства;
• работало в тюрьме;
• пребывало в простое;
• было отстранено от работы;
• пребывало в отпуске по уходу за ребенком 1,5–3 лет;
• находилось в отпуске без сохранения зарплаты.

Как заверяется выписка (копия отчета) в 2023 году?

Отметка о заверении копии отчета проставляется под реквизитом «подпись» и включает в себя (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016):

1. Слово «верно».
2. Наименование и подпись должностного лица, заверившего ксерокопию.
3. Расшифровку подписи лица, заверившего ксерокопию (инициалы, фамилию).
4. Дату заверения ксерокопии.

Для проставления отметки о заверении ксерокопии может использоваться штамп.

Какие сведения заносятся в выписку из персонифицированных сведений о застрахованном физическом лице при его увольнении в 2023 году

Выписка из персонифицированных сведений о физлице состоит из следующих частей:

• титульного листа;
• персональных данных физлиц и сведений о суммах выплат и других вознаграждений в их пользу;
• отметки о заверении ксерокопии отчета о персонифицированных сведениях о ФЛ.

Если у работодателя штат за расчетный (отчетный) период составляет свыше 10 человек, он обязан предоставлять в инспекцию ФНС отчет по форме КНД 1151162 в электронном виде, удостоверенный подписью УКЭП по ТКС (п. 10 ст. 431 НК РФ). В таком случае надо будет распечатать электронную форму и поставить отметку о заверении копии.

Кто обязан оформлять выписку из отчета о персонифицированных сведениях о физлицах в 2023 году

Выписку из персонифицированных сведений по физлицам обязаны оформлять в день увольнения работника или в день прекращения договора ГПД с исполнителем работодатели, осуществляющие выплаты зарплаты и другие вознаграждения физлицам. Согласно п. 1.1 приказа ЕД-7-11/878@, приведенную выписку обязательно оформляют следующие работодатели с работниками (исполнителями):

1. Юрлица (организации).
2. ИП.
3. Физлица без статуса ИП.
4. Адвокаты, являющиеся учредителями адвокатского кабинета.
5. Нотариусы и иные лица, осуществляющие частную практику.
6. Глава фермерского (крестьянского) хозяйства (далее – глава КФХ).

Согласно п. 3.1 приказа ЕД-7-11/878@, выписка предоставляется при увольнении физлиц, работающих в рамках договоров:

• трудовых;
• ГПД – если их предметом является выполнение работ, оказание услуг;
• авторского заказа;
• оформленных в соответствии с пп. 1–12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ.

Как должен быть заполнен титульный лист выписки из отчета о персонифицированных сведениях о физлицах в 2023 году

Титульный лист выписки должен быть заполнен работодателем полностью, кроме подраздела «Заполняется работником налогового органа (п 2.1 приказа ЕД-7-11/878@).

В поле «ИНН» для физлица ИНН прописывается на основании свидетельства о постановке на учет физлица в инспекции ФНС.

Необходимо также иметь в виду, что в следующих полях выписки должны быть указаны:

• ИНН и КПП юрлица (организации) – эти показатели указываются на основании свидетельства о постановке на учет юрлица в ИФНС по месту нахождения;
• период, за который предоставляются сведения (код) – код приведен в приложении № 3 к приказу ЕД-7-11/878@;
• календарный год – год, в котором в налоговую предоставлен отчет по форме КНД 1151162;
• налоговый орган (код) – код инспекции (органа) ФНС, куда предоставлен отчет о перссведениях о физлицах;
• место нахождения (учета) (код) – код приведен в приложении № 4 к приказу ЕД-7-11/878@;
• ОГРНИП – указывается ИП или главой КФХ (ст. 23 ГК РФ) и берется из листа записи ЕГРИП;
• Форма реорганизации (ликвидация) (код) – код указан в приложении № 2 к приказу ЕД-7-11/878@;
• с приложением подтверждающих документов или их копий на листах – здесь учитывается и количество листов документации, удостоверяющей полномочия представителя организации, ИП (в случае предоставления отчета данным лицом).

В разделе выписки «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящих сведениях, подтверждаю» должна быть указана цифра:

• 1 – при оформлении выписки работодателем;
• 2 – при составлении выписки уполномоченным представителем работодателя.

Печать знаков в выписке осуществляется шрифтом Courier New высотой 16–18 пп.

Как должен быть заполнен второй лист выписки из отчета персонифицированных сведений о физлицах в 2023 году

Согласно п. 3.3 приказа ЕД-7-11/878@, при первичном предоставлении отчета по форме КНД 1151162 признак аннулирования не проставляется. По строке выписки указывается:

• 020 – ИНН физлица, присвоенный данному физлицу при постановке на учет в ИФНС;
• 030 – СНИЛС работника (исполнителя);
• с 040 по 060 – Ф. И. О. работника (исполнителя);
• 070 – сумма выплат (зарплаты) и других вознаграждений работника (исполнителя) за один календарный месяц.

Бланк и образец заполнения выписки из персонифицированных сведений о физлицах можно скачать здесь.

Скачать бланк

Скачать образец

В этом примере работник АО «БМК» Сидоров Иван Алексеевич уволен 14 марта 2023 года (выписка предоставляется ему за февраль 2023 года). Руководитель АО «БМК» – Иванов Семен Сергеевич. В феврале Сидорову была начислена зарплата в размере 25 000 р.

После распечатки заполненного бланка выписки необходимо поставить отметку о заверении копии.

Можно ли взять выписку из персонифицированных сведений о физлицах в 1С ЗУП 8 в 2023 году

В 1С ЗУП 8 Ред. 3 (начиная с версий 3.1.23.357 и 3.1.24.212) можно сформировать выписку из перссведений о физлицах. Чтобы сформировать выписку из персонифицированных сведений в 1С, нужно перейти в раздел «Отчетность, справки» и распечатать данный отчет.

После печати отчет нужно заверить отметкой о заверении копии.

Что будет, если не предоставить работнику при увольнении выписки из персонифицированных сведений о физлицах в 2023 году

Если компания (ИП) не выдаст в день увольнения работнику (исполнителю) выписку из персонифицированных сведений физлиц, то, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, работодателю грозит штраф:

• юрлицу (организации) – 30 000–50 000 р.;
• должностному лицу, обязанному оформить и заверить выписку, – 1 000–5 000 р.;
• ИП – 1 000–5 000 р.

Итоги

Таким образом, в день увольнения работника (исполнителя) организация (ИП), помимо иной обязательной документации, обязана оформить и выдать на руки увольняемому лицу выписку из персонифицированных сведений о физлицах в виде заверенной ксерокопии отчета о персонифицированных сведениях о физлицах. Причем за несвоевременное предоставление такой выписки работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.